Grundlage der Digitalisierung im Tobias Mayer Museum ist eine gut entwickelte IT-Infrastruktur mit einem stabilen und performanten Netzwerk, abgestimmter Hard- und Software, sowie ein Konzept für die Datensicherheit und den Datenschutz. Dieses ist in den ersten zwei Jahren seit der Eröffnung sukzessive entstanden. Dabei konnte auf ein Grundgerüst aufgesetzt werden, das zur Eröffnung bestand, aber an vielen Stellen erweitert und optimiert werden musste.
Insgesamt handelt es sich hier um mehr als 60 Einzelgeräte, die durch ein lokales Netzwerk (VLAN und WLAN) miteinander verbunden sind. Über einen Archiv-Server und ein NAS-Laufwerk (Network Attached Storage) wird die Datensicherheit durch ein kontinuierliches Backup, u.a. auf einem externen Laufwerk sichergestellt. Außerdem wurde hierüber die interne Datenkommunikation für ein eigenes Intranet realisiert.
Die Systeme basieren größtenteils auf Standard-Software wie Windows und Android. Zur Gebäudesicherheit sind spezielle Systeme für Feuer- und Einbruchmeldungen, sowie die Telekommunikation installiert.
Abgesichert wird die Infrastruktur durch ein Supportkonzept das auf der ersten Ebene durch den Verein gestellt wird und auf der zweiten Ebene durch einen Dienstleister. Beide Ebenen werden durch bewährte Kommunikationssysteme (VPN, Team-Viewer, etc.) unterstützt, die die Überwachung und Fernwartung mit relativ geringem Aufwand ermöglichen.
Digitalisierung des Museums
Ausgangspunkt der Digitalisierung des Museums war einerseits die Überlegung, welche Exponate so komplex sind, dass die Wissensvermittlung digital unterstützt werden sollte. Darüber hinaus wurden die Themen der Archivierung und der Präsentation von Sammlungen und Beständen betrachtet, um zu entscheiden wie diese aufbereitet werden müssen um den entsprechenden digitalen Archiven zugeordnet werden zu können. Als Ergebnis entstanden drei unterschiedliche digitale Archive. Einmal die interne Sammlung von Dokumenten und Bildern, zweitens die öffentliche Sammlung von Medien (Bilder, Videos und Dokumente) und drittens die Überführung und Aufbereitung der archivierten Exponate in eine spezielle Archiv-Datenbank (AUGIAS-Express).
Zur Recherche, Datenbearbeitung und Präsentation dieser Medien und Exponate wurden PC-Systeme und Großbildschirme eingerichtet. Ein eigenes Intranet und ein Online Zugang von extern ermöglichen den Zugang zu diesen Daten für Besucher und Vereinsmitglieder.
Ein wichtiger Baustein der Digitalisierung ist die selbst entwickelte Homepage des Museums. Über dieses Portal laufen die Präsentation des Museums und die Kommunikation mit Interessenten, Besuchern und Vereinsmitgliedern. Es können sowohl Rückmeldungen zu Museumsbesuchen, Bestellungen von Schriften und Exponaten, als auch Buchungen für Veranstaltungstermine und Führungen gemacht werden. Aktuelle Informationen werden über Berichte (Blogs) auf der Startseite der Homepage bereitgestellt. Die hier angegebenen E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden zu den zuständigen Vereinsmitgliedern weitergeleitet.
Auf der gleichen Basis wie die Homepage wurde in Eigenleistung ein digitales Führungssystem entwickelt. Dieses ermöglicht mit handlichen 8 Zoll Tablets die audiovisuelle Darstellung des Museums und seiner Exponate in 4 Sprachen. In Zeiten, in denen das Museum über einen längeren Zeitraum geschlossen werden muss, kann hiermit eine virtuelle Museumsführung Online über das Internet bereitgestellt werden.
Abschließend ist der Auftritt in den Sozialen Medien als ein wichtiger Punkt zu erwähnen. Das Museum ist bei Facebook, Google-Business und bei der Internetplattform Museum.de mit eigenen Seiten präsent, die kontinuierlich aktualisiert werden. Filme sind auf einem Videokanal des Museums bei YouTube hinterlegt und mit der Homepage verlinkt.
Finanzierung, Kosten und Nutzen
Die Finanzierung der IT-Infrastruktur speiste sich aus zwei Quellen. Das Grundgerüst mit den digitalisierten Exponaten wurde durch den Hauptsponsor finanziert. Der zweite Teil der Kosten wurde durch den Tobias-Mayer-Verein gedeckt. Da der Verein sich hauptsächlich aus Eintrittsgeldern, Museumsführungen und Spenden finanziert, ist das Thema der laufenden Kosten bei jeder Anschaffung und Installation im Fokus. Hierbei werden neben dem Nutzen sowohl die Eigenleistung als auch die professionelle Unterstützung in jedem einzelnem Fall neu betrachtet. Die Besuchergewinnung und – bindung stehen bei der regelmäßigen Betrachtung des Nutzens im Vordergrund. Hierzu werden z.B. jährliche Auswertungen der Zugriffe über das Internet auf die Homepage ausgewertet. Über spezielle Veranstaltungen für unterschiedliche Besuchergruppen wird mit Hilfe der IT-Infrastruktur versucht neue Besucher zu gewinnen und wenn möglich als Vereinsmitglieder zu binden.